La opción Combinar correspondencia es una utilidad para confeccionar copias de un mismo documento con datos variables de otro texto. Para realizar este proceso, son necesarios dos documentos, el principal, donde irá el texto fijo, (una carta por ejemplo), y otro donde irán los datos variables (las direcciones de la gente a quien se envía la carta).
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto fijo (contenido que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, imprimir sobres, generar recibos, etc. coincidencia
Información General
Cómo se puede iniciar una combinación de correspondencia?
1. Abra o cree un documento principal (main document) que contenga la información genérica que desea repetir en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o catálogo.
2. Abra o cree un origen de datos que contenga los datos que varían en los documentos combinados, por ejemplo, el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto existente, o una tabla de Word.
3. En el documento principal inserte campos de combinación, que son marcadores de posición que indican a Microsoft Word dónde debe insertar los datos del origen de datos.
4. Proceda a la Combinación los datos del origen de datos en el documento principal. Cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de catálogo individual. Puede enviar los documentos combinados directamente a la impresora, a direcciones de correo electrónico o a números de fax, o puede reunir los documentos combinados en un nuevo documento para su posterior revisión e impresión.
Documento principal (Main document)
El Documento principal (llamado también carta o sobre modelo) es el documento en el que se diseña el texto que será fijo para todas las cartas o sobres, es decir, que es un modelo en el cual se debe elaborar el contenido que no debe variar y de esta forma mantenerse para todas las cartas.
Ejemplo:
Como podemos observar en el ejemplo anterior, los espacios que están en blanco representan el texto que varía, por tal motivo no se muestra, mientras que el texto fijo aparece como cuerpo del documento.
Importante
En el documento principal además se debe incluir los gráficos o logotipos que acompañan al documento como también se le deben aplicar todos los formatos tanto de página como de texto.
Por ejemplo, si desea enviar una invitación a diez personas, al momento de combinar el documento tendrá como resultado diez cartas y tendrá que aplicarles formato a todas ellas, mientras que si aplica los formatos al documento todas las cartas combinadas tendrán ese formato. Con este proceso previo usted ahorra tiempo y obtendrá mejores resultados.
Origen de Datos (Data Source)
El origen de datos (llamado también fuente de datos) es el documento en el cual se almacenan los datos que varían dentro de un documento principal (main document).
La fuente de datos puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.
Ejemplo:
REGISTROS Nombre Apellido Dirección Marca Coche Color
Antonio Pérez Calle Las Gaviotas Suzuki Samurai Azul
Luis Castro Av. Pimientas Nissan Stanza Blanco
Jorge Claros Calle Los Calvos Honda Civic Rojo
Lorena Roca Calle Bajadita Toyota Trueno Negro
En el ejemplo anterior lo que podemos observar es una lista en donde los registros (filas) muestran la información de las personas en forma individual. Los campos (columnas) muestran los datos que se requieren de las personas.
Campos de Combinación (Field codes)
Son marcas que se establecen dentro del documento principal las cuales se insertan a través de la herramienta de combinación que aparece cuando se trabaja con Combinar Correspondencia. (Ver Pág. ¡Error! Marcador no definido. )
Estos campos son los que luego serán reemplazados por los datos reales que se encuentran almacenados en el archivo que contiene el origen de datos.
Ejemplo:
Es importante destacar que el número de cartas que se obtenga al combinar el documento principal con el archivo que contiene el origen de datos dependerá del número total de registros que haya en este último archivo.
Iniciar la Combinación
Para iniciar el proceso de diseño y combinación debemos seguir los pasos que a continuación se muestran:
1. Abrir una hoja en blanco.
2. ingresar al menú Herramientas (Tools)
3. Seleccionar la opción Cartas y Correspondencias (Mail Merge). luego Asistente para Combinar Correspondencia (Mail Merge).
Aparece el cuadro de dialogo Combinar Correspondencia como se muestra a continuación.
Creando un Documento Principal
Ahora vamos a crear un documento modelo basándonos en nuestro ejemplo anterior.
4. En la sección Documento principal (Main Document) seleccione el documento inicial
Utilizar el documento Actual: permite usar el documento actual
Empezar a partir de una Plantilla: esta opción permite usar una plantilla de Word para combinar correspondencia
Empezar a partir de un documento: esta opción permite usar un documento que fue guardado con anterioridad.
Creando un Origen de Datos
Ahora procederemos a crear el origen de los datos.
5. En la sección Selección redestinatarios haga clic en la opción de la primera parte en donde define el origen de datos:
Utilizar una lista existente: Seleccione esta opción cuando quiera usar una lista existente
Seleccione de los contactos de Outlook: permite usar palista de contactos de outlook
Escribir una lista nueva: permite crear una nueva lista de direcciones.
6. De la lista seleccione la opción Escribir una nueva lista
Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones el cual muestra una serie de datos, llamados también nombres de campos (field name). Dentro de estos nombres de campo se almacenaran los datos respectivos, a dichos datos se les llama registros que vienen a ser una fila dentro de la tabla que contiene el origen de datos.
Puede utilizar estos nombres de campos o crearlos usted mismo. Los nombre de campos pueden contener hasta 40 caracteres entre letras y números, pero siempre debe empezar con una letra y no incluir espacios.
Para continuar con el ejemplo anterior utilizaremos solo los campos Nombre, Apellido, quitaremos algunos campos para personalizar nuestra lista de campos.
7. A continuación clic en personalizar
8. En el área Campo de registro inicial seleccione el campo Titulo y haga clic en el botón Eliminar (Remove ).
Repita el mismo proceso para los campos
Al terminar de quitar los datos sólo nos quedamos con los campos Nombre, Apellido y Dierección2
Ahora agregaremos algunos nombres de campos propios.
9. Haga clic en agregar dentro del cuadro de dialogo personalizar y dentro de la casilla Nombre del campo (Field name) y escriba Teléfono . Luego haga clic en el botón aceptar
Observe que el nombre de campo que agregamos se encuentra al final de la lista, para mover éste campo solo se debe hace clic en las flechitas del lado derecho del cuadro.
10. Repita el paso 10. para agregar los siguientes nombres de campo:
ModeloCoche, Color, Datos.
11. Al finalizar con la creación de los campos haga clic en el botón Aceptar (Ok).
Word pide que se guarde el diseño del origen de datos.
12. Escriba un nombre para el origen de datos, por ejemplo Lista de pedidos, y seleccione una carpeta para guardar el archivo.
13. Haga clic en el botón Guardar (Save).
Modificar el origen de datos (Edit Data Source): Muestra la ficha con los campos del origen de datos para que se agreguen los datos variables.
Modificar documento principal (Edit Main Document): Cierra todos los cuadros dejando la hoja del documento principal libre para diseñar sobre ella.
14. Haga clic en el botón Modificar el origen de datos (Edit Data Source)
Aparece el cuadro de diálogo Ficha de datos (Data Form) el cual muestra los nombres de campos que se crearon en los pasos 10 y 11
Las tabulaciones se suelen usar para crear documentos a los que resulte fácil aplicar formato, pero las opciones de diseño del documento de Microsoft Office Word 2007 pueden realizar el trabajo automáticamente.
Por ejemplo, se puede crear fácilmente una tabla de contenido o un índice sin ajustar una sola tabulación. También se pueden utilizar las opciones de tabla y encabezado y pie de página prediseñadas de Office Word 2007.
Además, Office Word 2007 proporciona páginas prediseñadas, como portadas y diversas opciones de diseño de página, que hacen que las tabulaciones no sean necesarias.
¿Qué desea hacer?
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• Establecer las tabulaciones
• Cambiar el espaciado existente entre las tabulaciones predeterminadas
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Establecer las tabulaciones
Puede que desee utilizar la regla para establecer las tabulaciones manuales en las partes izquierda, central y derecha del documento.
Nota Si no aparece la regla horizontal situada en la parte superior del documento, haga clic en el botón Ver regla de la parte superior de la barra de desplazamiento vertical.
Para establecer las tabulaciones de forma rápida, haga clic en el selector de tabulaciones que aparece en el extremo izquierdo de la regla hasta que se muestre el tipo de tabulación que desee usar y, a continuación, haga clic en la regla en la ubicación deseada. ¿Qué tipo de tabulación debe utilizar?
Una Tabulación izquierda establece la posición inicial del texto que se irá extendiendo hacia la derecha a medida que se escribe.
Una Centrar Tabulación establece la posición del centro del texto, que se centra en este punto a medida que se escribe.
Una Tabulación derecha establece el extremo derecho del texto. A medida que se escribe, el texto se desplaza hacia la izquierda.
Una Tabulación decimal alinea los números entorno a una coma decimal. Independientemente de los dígitos que tenga el número, la coma decimal permanece en la misma posición (los números sólo se pueden alinear en torno a un carácter decimal; no se puede usar la tabulación decimal para alinear números alrededor de otro carácter, como puede ser un guión o un símbolo de Y comercial).
La Barra de tabulaciones no establece la posición del texto, sino que inserta una barra vertical en la posición de la tabulación.
Si desea que las tabulaciones estén situadas en posiciones exactas que no pueda conseguir haciendo clic en la regla, o si desea insertar un carácter específico (carácter de relleno) delante de la tabulación, puede utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones. Para mostrar este cuadro de diálogo, haga doble clic en cualquier tabulación de la regla.
Utilizar la regla horizontal para establecer las tabulaciones
• De forma predeterminada, cuando se abre un nuevo documento en blanco, no hay ninguna tabulación en la regla.
• Las dos últimas opciones del selector de tabulaciones son, en realidad, para las sangrías. Se puede hacer clic en ellas y, a continuación, hacer clic en la regla para colocar las sangrías, en lugar de deslizar por la regla los marcadores de sangría. Haga clic en Sangría de primera línea y, a continuación, haga clic en la mitad superior de la regla horizontal, en el punto donde desee que comience la primera línea de un párrafo. Haga clic en Sangría francesa y, a continuación, haga clic en la mitad inferior de la regla horizontal, en el punto donde desee que comiencen la segunda y todas las líneas subsiguientes de un párrafo.
• Cuando establezca una tabulación en la barra de tabulaciones, aparece una línea vertical de tabulación en el lugar donde la establezca; no es necesario presionar la tecla TAB. Una barra de tabulaciones se parece al formato de tachado del texto, pero se dispone en sentido vertical en el párrafo, en el punto donde esté situada la tabulación. Al igual que ocurre con otros tipos de tabulaciones, se puede establecer una tabulación en la barra de tabulaciones antes o después de escribir el texto del párrafo.
• Las tabulaciones se pueden quitar arrastrándolas (hacia arriba o hacia abajo) hasta sacarlas de la regla. Cuando se suelte el botón del mouse (ratón), desaparecerán.
• También se pueden arrastrar las tabulaciones hacia la izquierda o hacia la derecha hasta otra posición en la regla.
• Cuando se seleccionan varios párrafos, sólo aparecen las tabulaciones del primer párrafo en la regla.
Partes de este artículo son extractos de la sección de aprendizaje de Microsoft Office Online.
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Cambiar el espaciado existente entre las tabulaciones predeterminadas
Si establece tabulaciones manualmente, éstas interrumpen las tabulaciones predeterminadas. Las tabulaciones manuales establecidas en la regla reemplazan la configuración de predeterminadas.
1. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo.
2. En el cuadro de diálogo Párrafo, haga clic en Tabulaciones.
3. En el cuadro Tabulaciones predeterminadas, escriba el espacio que desee que haya entre las tabulaciones predeterminadas.
Cuando presione la tecla TAB, la tabulación se situará a lo ancho de la página y a la distancia especificada.
Access es una aplicación que viene con el paquete Office de Microsoft. Para obtener Access necesitas instalar una versión de Office que lo contenga. Es bastante habitual que en una distribución del paquete office tenga Access, pero hay algunas que no lo tienen. Por ejemplo Office Profesional incluye Access.
Esa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto el motor de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base de datos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para poder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC podemos conectarnos a cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación o una aplicación como Access. Por ejemplo, podríamos conectar con una base de datos SQL Server o MySQL desde Access.
Pero por no liar con conceptos, quiero remarcar que lo normal es que Access nos permita definir y gestionar una base de datos Jet de Microsoft. Lo que normalmente llamamos una base de datos Access, en realidad es una base de datos Jet, que está incluida en cualquier sistema Microsoft. Con Access podemos crear este tipo de bases de datos, que generalmente se guardan en archivos .mdb, y gestionarlas a través de la aplicación. Access dispone de numerosos métodos y asistentes para definir cualquier elemento de la base de datos, como las tablas, las consultas, los formularios, etc. y realizar la administración y gestión de los datos.
Como crear tabla y explicar campos
l elemento fundamental de una base de datos son las tablas. En este capítulo aprenderás todo lo referente a las tablas de una base de datos: cómo crearlas desde la vista diseño, cómo consultar su contenido y cómo definir sus propiedades.
Aprenderás también el concepto de campo clave, que nos ayudará a comprender las relaciones entre tablas (las relaciones entre tablas se tratan en el siguiente capítulo).
Crear la primera tabla
Ya hemos visto que en una base de datos de Access puede haber varios objetos: tablas, consultas, formularios, etcétera. Nuestra insistencia en este tema es para evitar que confundas las bases de datos con las tablas, como ya vimos.
Pues bien, como los objetos esenciales en las bases de datos son las tablas, vamos a empezar nuestro trabajo creando las tablas de nuestra base de datos. Para hacerlo, vamos a usar el mismo ejemplo que empleamos para explicar los conceptos de tablas relacionadas: un curso de formación en un centro.
Pensar la tabla antes de crearla
A la hora de crear una tabla, el primer paso es tener claro qué contenido queremos almacenar en dicha tabla. En el ejemplo de los alumnos, tenemos que decidir qué información de cada alumno vamos a incluir en la tabla: su nombre, los apellidos, la dirección, etcétera.
Como ya vimos en el capítulo 1, cada «categoría» de información se llama campo de la tabla. Por tanto, hay que decidir cuáles van a ser los campos de la tabla. A la hora de decidir los campos, hay unas normas básicas:
ð Usar nombres de campos que tengan sentido, ya que esto facilitará el trabajo de llenado de la tabla y su posterior comprensión.
ð Crear todos los campos que sean necesarios, teniendo en cuenta que es mejor que los datos estén en distintos campos si vamos a realizar búsquedas por ellos. Por ejemplo, puede haber un campo Dirección que incluya la dirección, el código postal y la población, pero eso impedirá que en el futuro puedas ordenar la tabla por códigos postales o por poblaciones, que es muy útil. Es mejor crear un campo Dirección, otro campo Población y otro Código postal.
ð No usar como campo un valor que se calcule a partir de otros campos. Por ejemplo, no incluir un campo con el precio con IVA, otro con el precio sin IVA y otro con el IVA correspondiente.
En el caso concreto de los alumnos, la lista de campos podría ser la mostrada en la figura 3.1, que es el resultado final de esta parte del capítulo:
Figura 3.1. Ejemplo de los campos de la tabla
ð El Nombre del alumno.
ð Los Apellidos del alumno. Observa que separamos el nombre de los apellidos, para poder realizar búsquedas y clasificaciones por estos apellidos.
ð La Dirección que incluye la calle (avenida o plaza), el número, el piso y la letra. Pero no incluye la población, ni la provincia ni el código postal.
ð La Población en la que vive.
ð El Código postal.
ð La Provincia.
ð El teléfono particular.
ð El teléfono del trabajo.
ð El teléfono móvil.
ð La fecha de nacimiento (para felicitarle por su cumpleaños).
ð Un campo de Notas. El campo Notas es muy útil en la mayoría de las tablas para escribir lo que se quiera sobre el contenido de un registro.
Crear una tabla desde cero
El título de este apartado se debe a que hay varias formas de crear una tabla. Para crear la tabla de alumnos, vamos a hacerlo desde cero, sin ayuda de ningún asistente de Access.
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Nota
Los asistentes son comandos especiales de Access preparados para ayudar en la creación o modificación de tablas, consultas, formularios, etcétera.
Los pasos que tienes que seguir son:
1. Abre la base de datos en la cual quieres crear la tabla. Ya vimos cuál es el proceso en el capítulo anterior: primero ejecuta Access y después haz clic en el nombre de la base de datos. En nuestro ejemplo, selecciona CentroDeFormación y haz clic en Aceptar.
2. En la ficha Crear de la cinta de opciones, haz clic en el comando Tabla situado dentro del grupo de comandos Tablas. El área de trabajo mostrará la tabla vacía en el modo vista Hoja de datos, que recuerda a las hojas de cálculo de Excel porque se compone de filas, columnas y celdas.
3. Para empezar a crear los campos de la tabla, es mejor cambiar al modo de vistaDiseño; para eso ve a la cinta de opciones en su ficha Herramientas de tabla, y pulsa en el grupo Vistas el comando Ver, elige Vista Diseño. Observa que el punto de inserción está en la columna Nombredel campo de la primera fila.
4. Escribe el nombre del campo. Por ejemplo, escribe Nombre para nuestro ejemplo (referido al nombre del alumno).
5. Pulsa la tecla Tabpara ir a la columna Tipode datos.
6. Selecciona el tipo de campo del que se trata. Los tipos de campos los veremos a continuación, pero selecciona ahora Texto.
7. Pulsa Tab de nuevo para ir a la columna Descripción.
8. Escribe una breve explicación del campo. Por ejemplo, Contiene el nombre de pila del alumno (figura 3.2).
9. Pulsa Tab para pasar a la siguiente fila (correspondiente al siguiente campo) y repite los pasos 4 a 9 para cada uno de los campos de la tabla.
10. Cuando termines de definir los campos, haz clic en el botón Cerrar de la barra de título de la tabla.
11. Teclea el nombre de la tabla (Alumnos en nuestro ejemplo) y haz clic en Aceptar. Si aparece un cuadro que hace referencia a la clave principal de la tabla, haz clic en No.
Prueba ahora a crear los primeros cuatro campos de nuestra tabla con esta secuencia de pasos y guárdala con el nombre Alumnos como se indica en el paso número 11.
Figura 3.2. Ventana de diseño de la tabla con el primer campo
Agregar nuevos campos
Ya hemos creado cuatro campos de nuestra tabla. Los hemos creado desde cero y hemos visto cómo se hace desde la vista Diseño, rellenando por filas un nombre de campo, su tipo y una breve descripción. Ahora veremos cómo crear campos en la vista Hoja de datos:
1. Cambia a la vista Hojade datos pulsando el comando Ver en la cinta de opciones o en el botón Vista Hoja de datos de la barra de estado.
2. En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Nuevo campo. Aparece un panel nuevo a la derecha, Plantillas de campos.
3. Selecciona los campos campos que quieras en el panel y arrástralos a la tabla. En nuestro caso, busca en las categorías y haz clic en Código Postal. Cuando aparezca la línea de inserción, suelta el botón y el campo quedará en esa posición.
4. Finalmente, cierra el panel Plantillas de campos.
De esta manera ahorras más tiempo que si los escribes uno a uno como en el apartado anterior. Pero hay otra forma de economizar tiempo, si ya lo invertiste en crear campos en otras tablas. Puedes añadir campos desde otras tablas:
1. Asegúrate de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
2. En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Agregar campos existentes. Aparecerá un panel similar al que hemos visto antes, pero fíjate que este se llama Lista de campos, es decir, contiene los campos de las otras tablas que tengamos en nuestra base de datos, agurpadas en categorías.
3. Explora en el panel pulsando en los signos + para expandir las tablas y arrastra los campos que desees del panel Lista de campos a la tabla que estamos editando en el área de trabajo.
Figura 3.3. Crear campos desde Plantillas de campos
Tipos de datos
Estos son los tipos de datos que soporta el SQL de Microsoft® Jet versión 4.0
Los sinónimos son palabras equivalentes al tipo de dato indicado.
El tamaño indica cuánto ocupará una columna del tipo indicado.
Tipo de dato Sinónimos Tamaño Descripción
BINARY VARBINARY
BINARY VARYING
BIT VARYING 1 byte por carácter Se puede almacenar cualquier tipo de datos en un campo de este tipo. Los datos no se traducen (por ejemplo, a texto). La forma en que se introducen los datos en un campo binario indica cómo aparecerán al mostrarlos.
BIT BOOLEAN
LOGICAL
LOGICAL1
YESNO 1 byte Valores Sí y No, y campos que contienen solamente uno de dos valores.
TINYINT INTEGER1
BYTE 1 byte Un número entero entre 0 y 255.
COUNTER AUTOINCREMENT Se utiliza para campos contadores cuyo valor se incrementa automáticamente al crear un nuevo registro.
MONEY CURRENCY 8 bytes Un número entero comprendido entre
– 922.337.203.685.477,5808 y 922.337.203.685.477,5807.
DATETIME DATE
TIME 8 bytes Una valor de fecha u hora entre los años 100 y 9999
UNIQUEIDENTIFIER GUID 128 bits Un número de identificación único utilizado con llamadas a procedimientos remotos.
DECIMAL NUMERIC
DEC 17 bytes Un tipo de datos numérico exacto con valores comprendidos entre 1028 - 1 y - 1028 - 1. Puede definir la precisión (1 - 28) y la escala (0 - precisión definida). La precisión y la escala predeterminadas son 18 y 0, respectivamente.
REAL SINGLE
FLOAT4
IEEESINGLE 4 bytes Un valor de coma flotante de precisión simple con un intervalo comprendido entre – 3,402823E38 y – 1,401298E-45 para valores negativos, y desde 1,401298E-45 a 3,402823E38 para valores positivos, y 0.
FLOAT DOUBLE
FLOAT8
IEEEDOUBLE
NUMBER 8 bytes Un valor de coma flotante de precisión doble con un intervalo comprendido entre – 1,79769313486232E308 y – 4,94065645841247E-324 para valores negativos, y desde 4,94065645841247E-324 a 1,79769313486232E308 para valores positivos, y 0.
SMALLINT SHORT
INTEGER2 2 bytes Un entero corto entre – 32.768 y 32.767.
INTEGER LONG
INT
INTEGER4 4 bytes Un entero largo entre – 2.147.483.648 y 2.147.483.647.
IMAGE LONGBINARY
GENERAL
OLEOBJECT Lo que se requiera Desde cero hasta un máximo de 2.14 gigabytes.
Se utiliza para objetos OLE.
TEXT LONGTEXT
LONGCHAR
MEMO
NOTE
NTEXT 2 bytes por carácter. (Consulte las notas). Desde cero hasta un máximo de 2.14 gigabytes.
CHAR TEXT(n)
ALPHANUMERIC
CHARACTER
STRING
VARCHAR
CHARACTER VARYING
NCHAR
NATIONAL CHARACTER
NATIONAL CHAR
NATIONAL CHARACTER VARYING
NATIONAL CHAR VARYING 2 bytes por carácter. (Consulte las notas). Desde cero a 255 caracteres.
Notas:
Un campo LONGTEXT se almacena siempre en el formato de representación Unicode.
Si se utiliza el nombre del tipo de datos TEXT sin especificar la longitud opcional (TEXT(25), por ejemplo), se crea un campo LONGTEXT. Esto permite escribir instrucciones CREATE TABLE que producirán tipos de datos coherentes con Microsoft SQL Server.
Un campo CHAR se almacena siempre en el formato de representación Unicode, que es el equivalente del tipo de datos NATIONAL CHAR del SQL de ANSI.
Si se utiliza el nombre del tipo de datos TEXT y se especifica la longitud opcional (TEXT(25), por ejemplo), el tipo de datos del campo es equivalente al tipo de datos CHAR. De ese modo, se mantiene la compatibilidad con versiones anteriores para la mayoría de las aplicaciones de Microsoft Jet, a la vez que se habilita el tipo de datos TEXT (sin especificación de longitud) para la alineación con Microsoft SQL Server.
Los caracteres de los campos definidos como TEXT (también conocidos como MEMO) o CHAR (también conocidos como TEXT(n) con una longitud específica) se almacenan en el formato de representación Unicode. Los caracteres Unicode requieren siempre dos bytes para el almacenamiento de cada carácter. Para las bases de datos de Microsoft Jet ya existentes que contengan principalmente datos de tipo carácter, esto puede significar que el tamaño del archivo de base de datos sea casi el doble cuando se convierta al formato Microsoft Jet 4.0. Sin embargo, la representación Unicode de muchos juegos de caracteres, antes denominados juegos de caracteres de un solo byte (SBCS), puede comprimirse fácilmente a caracteres de un solo byte. Si define una columna CHAR con el atributo COMPRESSION, los datos se comprimirán automáticamente a medida que se almacenen y se descomprimirán cuando se recuperen de la columna.
Propiedades tamaño de campo, titulo, mascara de entrada
Tamaño del campo:
Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podrá contener un campo si es de tipo texto. Para cada carácter que se vaya a introducir como valor en el campo, habrá que reservar un espacio para él, es decir un byte. Inicialmente se fija por Access en 50, pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor.
Si el campo en cuestión cuyas propiedades se están definiendo es de tipo numérico al situar el cursor sobre esta opción aparecerá, a la derecha de la misma, un cuadro con una flecha negra. Si se hace clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de opciones:
• Byte: admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. (Ej. número hijos, edad...). Ocupa 1 byte de espacio en el disco del ordenador.
• Entero: admite valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32767. (Ej. plantilla, páginas libro...). Ocupa 2 bytes de espacio en disco.
• Entero largo: admite valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej. horas vuelo de un piloto...). Ocupa 4 bytes.
• Simple: admite valores comprendidos entre -3,4 x 1038 y 3.4 x 1038, permitiendo hasta siete decimales. Ocupa 4 bytes.
• Doble: admite valores comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1,797 x 10308, permitiendo hasta quince decimales. Ocupa 8 bytes. (prácticamente cualquier número sería admitido).
El resto de los campos no disponen de esta propiedad. Ya que el tamaño se lo adjudica Access automáticamente y no es modificable por el usuario.
Es conveniente ajustar el tamaño de los campos al mínimo necesario, ya que hará aumentar la velocidad de ejecución y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor tamaño del campo más espacio de disco se requiere.
Titulo:
El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto descriptivo del campo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al diseñar Formularios o Informes.
Si se omite esta propiedad, Access utilizará como título el nombre del campo correspondiente.
Crear una máscara de entrada:
Hay dos formas para crear una máscara de entrada:
• Utilizando el Asistente para máscaras de entrada:
Para tipos de datos comunes como fechas, nº de teléfono, DNI, etc. existen máscaras predefinidas. Para acceder a ellas basta con hacer clic sobre el botón Generador , situado a la derecha del cuadro de texto Máscara de entrada, y seleccionar la máscara adecuada, siguiendo a continuación las indicaciones del asistente.
Para tener acceso tanto a este asistente como a otros que se detallarán más adelante es preciso que se realice una instalación completa del programa, ya que la estándar no instala estos asistentes.
• Introduciendo el patrón directamente:
Se pueden crear máscaras de entrada personalizadas que se adapten a las necesidades de cada usuario introduciendo los caracteres fijos y los de máscara de acuerdo a unos parámetros que se detallan a continuación.
Partes de una máscara de entrada
Una máscara de entrada consta de tres partes separadas por un punto y coma (;):
• La primera parte es la máscara en sí, establece los caracteres fijos y los caracteres de máscara.
• La segunda parte establece si se almacenarán o no en la tabla los caracteres fijos. Si se quieren almacenar todos los caracteres hay que establecer el valor 0 y si sólo se quieren almacenar los caracteres introducidos hay que establecer el valor 1 o dejar el espacio en blanco.
• La tercera parte establece el carácter que se quiere visualizar cuando se dejan espacios en blanco en la máscara. Este carácter debe especificarse entre comillas. Si se omite esta parte, el carácter que se presentará será el de un guión bajo (_) y si lo que se quiere es que no aparezca ningún carácter hay que indicar un espacio en blanco entre las comillas.
Caracteres fijos y de máscara
Una máscara de pantalla está formada por una serie de caracteres especiales de máscara, acotando según los que se utilicen, los datos que serán admitidos para dicho campo. A continuación se indican los caracteres fijos y de máscara que se pueden para crear máscaras de entrada personalizadas.
Carácter de máscara Significado en el patrón
0 Obliga a introducir un número.
9 Se puede introducir un número, un espacio o nada.
# Se puede introducir un número, espacio, +, - o nada.
L Obliga a introducir una letra.
? Se puede introducir una letra o nada.
A Obliga a introducir una letra o número.
a Se puede introducir una letra, un número o nada.
& Obliga a introducir un carácter cualquiera o un espacio.
C Se puede introducir cualquier carácter, un espacio o nada.
, . : - / Se utilizan como separadores decimales, miles, horas y fechas
< Convierte a minúsculas los caracteres situados por la derecha del símbolo
> Convierte en mayúsculas los caracteres situados por la derecha del símbolo
! La máscara se rellena de derecha a izquierda, cuando se definen caracteres opcionales en el extremo izquierdo de la máscara. El símbolo puede situarse en cualquier parte de la máscara
\ El carácter situado a su derecha se convierte en un carácter fijo
Ejemplos de máscaras de entrada:
Máscara Valores correctos
#99 +50, -2, 250, 5 ....
>LDNI 00000000->L Se introducirán ocho números y una letra de forma obligatoria, esta última siempre estará en mayúsculas. Delante de los datos introducidos aparecerá DNI.
99\->L
!\(900\)900\-00\-00
que actúa rellenando la máscara de derecha a izquierda, signo "!", los caracteres "(", ")" y "-" se convierten en fijos, el primer número del prefijo y el primer número del teléfono pueden o no ser introducidos, el resto de números es obligatorio introducirlos.
Si se quieren establecer las tres partes de la máscara, el aspecto de la misma podría ser la que se muestra a continuación:
!\(900\)900\-00\-00;1;" "
En este caso no se almacenarán los caracteres fijos, se ha indicado el valor 1, y las posiciones donde no se introduzca ningún valor se visualizarán como espacios en blanco (" ").
Importante: Es útil saber que siempre que estemos definiendo una propiedad de un campo, teniendo el cursor ubicado en el panel de entrada de dicha propiedad, pulsando la tecla F1 (Ayuda) se nos presenta la ventana de ayuda, explicando acerca de esa propiedad en concreto, valores admitidos, ejemplos...
Formularios vista de diseño
Crear un formulario sin el asistente.- Para ello deberemos:
-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click en el botón Nuevo.
-En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, elegir Vista diseño.
-Elegir Ver Lista de campos y hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario.
-Hacer click en el campo deseado y arrastrarlo hasta el interior del formulario.
Si el formulario no debe contener datos, por ejemplo, cuando se desee crear un formulario para abrir otros formularios u otros informes, o bien se desea crear una ventana de diálogo personalizada, no realice ninguna selección en esta lista.
Nota: si desea crear un formulario que utilice los datos de más tablas, base el formulario en una consulta que contenga las tablas que desea incluir. Finalmente, pulse Aceptar.
La ventana del formulario se visualiza en Diseño, pero existen otras posibilidades para visualizarla: Vista Diseño, Vista Formulario, Vista Hoja de Datos y Vista Preliminar. Veamos:;
-Vista diseño: se utiliza para crear un nuevo formulario o para modificar las características de uno ya existente.
-Vista Formulario: se utiliza para visualizar todos los campos de los registros y hacerse una idea de la forma del formulario.
-Vista Hoja de Datos: se utiliza para agregar, modificar o ver los datos.
-Vista Preliminar: se utiliza para controlar el aspecto que tendrá el formulario en la página impresa.
Eligiendo Vista Diseño aparece un área de trabajo organizada con las herramientas necesarias para la realización de un diseño. En ella aparecen etiquetas y controles vinculados a diversos campos, el cuadro de herramientas, la paleta de colores y la lista de campos (si el formulario no se ha realizado con el asistente, para poder crear los controles debe hacer click sobre el nombre del campo y arrastrarlo hasta el formulario).
